huishoudelijk reglement

1. Algemene principes

  1. De verenigingen van de VDND vzw genieten absolute prioriteit bij het reserveren van de zalen.
  2. In het najaar bezorgen deze verenigingen hun planning voor het komende jaar aan de Raad van Bestuur. De reservatie verantwoordelijke boekt deze activiteiten in de jaarkalender van de zalen in.
  3. Op de vrije data worden de zalen ter beschikking gesteld voor externe verhuur volgens de vastgelegde huurvoorwaarden.
  4. Alle activiteiten met (partij-) politieke, racistische of terroristische achtergrond zijn verboden tenzij uitdrukkelijke en schriftelijke toestemming van de verhuurder.

2. Huurvoorwaarden

Principe: De huurder gebruikt de zaal of lokalen als een goede huisvader.
De huurder verbindt er zich toe:

  • niets te wijzigen aan al wat onroerend is.
  • vooraleer hij de zaal verlaat, ze schoon te maken – zeker uit te vegen – en terug te schikken volgens het zaalplan.
  • gebeurlijk aangerichte schade of glasbreuk (flessen, glazen, koppen, borden) te melden – via het inventarisblad – en deze te herstellen of te vergoeden. Deze schade betreft zowel de zaal zelf als de hall, de vestiaire, het sanitair en de toegang.
  • wat gebruikt werd te reinigen, en hiervoor het nodige materiaal aan handdoeken en vaatdoeken te voorzien.
  • wat ingebracht werd keurig en tijdig weg te halen.

Voorwaarden

  1. Een reservatie is pas definitief na ondertekening van het huurcontract en na storting van het voorschot, en het forfaitair bedrag voor de minimale drankafname.
  2. De huurder mag noch onderverhuren noch de zalen ter beschikking stellen aan derden.
  3. De huurder heeft geen recht op schadevergoeding na annulering.
  4. Alle zalen worden contractueel verhuurd vanaf een overeengekomen uur tot maximaal 03.00 uur. Om 03.00 uur moet iedereen de zaal verlaten hebben en moet de zaal opgeruimd zijn.
  5. De huurders laten nooit persoonlijke zaken achter in het gebouw De Nobele Donk. De verhuurder is nooit verantwoordelijk voor diefstallen, verdwijningen of beschadigingen.
  6. In alle zalen is het verboden iets aan de muren, de ramen, de deuren of aan de zoldering te bevestigen. Bij niet-naleving van deze regel wordt de schade aan de huurder aangerekend.
  7. Het gebruik van serpentines, confetti, open vuren en vuurwerk is verboden.
  8. Bij het huren van de keuken worden borden en bestek afzonderlijk aangerekend (zie huurprijzen).
    Beschadigd, gebroken, verdwenen serviesgoed of glaswerk wordt altijd verrekend op de factuur.
  9. De huurder brengt zelf handdoeken, theedoeken, tafellakens, afwas- en spoelmiddelen mee.

3. Drank

De huurder is verplicht

  • de drank – frisdrank, water, bier, koffie en thee – te verbruiken die door de vzw wordt geleverd.
  • wijn en aperitief te bestellen bij de zaalverantwoordelijke.
  • stopgeld te betalen voor het aantal verbruikte flessen wijn en aperitief als hij de toelating heeft gekregen om ze mee te brengen. Het stopgeld is € 3 per fles.
  • het verbruikersblad correct in te vullen om de drankrekening te kunnen opmaken.

Extra aandachtspunten bij drankverbruik

  1. Het is verboden STERKE drank te schenken want de vzw bezit hiervoor GEEN vergunning. De huurder mag deze ook niet binnenbrengen.
  2. Als het verbruik niet in verhouding is met het aantal gasten heeft de vzw het recht een vergoeding te eisen gelijkwaardig aan het geleden verlies. Daarom werken wij met een forfaitair bedrag.
    U betaalt een forfaitair bedrag van €250 voor de benedenzaal, €125 voor de grote bovenzaal en €75 voor de kleine bovenzaal. Dit forfaitair bedrag dekt de minimale drankafname en wordt niet terugbetaald. Hebt u meer verbruikt dan de minimale drankafname dan betaalt u bij de afrekening enkel het saldo = totale drankverbruik min het forfaitair bedrag.

Afrekening

  1. De drank en andere artikelen worden afgerekend conform de prijslijst. De Raad van Bestuur bepaalt de prijzen en past ze te gepasten tijde aan.
  2. Voor het verlaten van de zaal vult de huurder de verbruikte artikelen in op het daarvoor opgestelde formulier.
  3. De huurder
    • dateert dit formulier.
    • ondertekent dit formulier met duidelijke vermelding van zijn/haar naam.
    • deponeert dit formulier samen met de sleutel in de brievenbus.
  4. De zaalbeheerder controleert de verbruikslijst en bezorgt deze aan de penningmeester. De penningmeester stuurt de huurder de factuur met de verrekening van het zaal- en drankgebruik.
  5. De huurder betaalt de factuur binnen de 10 werkdagen.

4. Leefmilieu en veiligheid

  1. Omwille van de strenge veiligheidsvoorschriften mogen er maximaal 200 personen in alle zalen samen aanwezig zijn.
    De grote bovenzaal is beperkt tot 60 personen en de kleine bovenzaal tot 30 personen.
  2. De huurder maakt tijdens het gebruik van de zalen alle buitendeuren en nooduitgangen los EN sluit deze terug voor het verlaten van de zaal.
    Hindernissen voor deze uitgangen moeten steeds onmiddellijk opgeruimd worden.
  3. De zaal De Nobele Donk is gelegen in een woonbuurt. We zijn erg gesteld op een goede verstandhouding met de buren.
    Gelieve dus maximaal rekening te houden met deze buren. De huurder zal de lawaaihinder – zowel binnen als buiten – zoveel mogelijk beperken.
    Bij muzikale omlijsting of het gebruik van een muziekinstallatie is het noodzakelijk de geluidsmeter te gebruiken en de geluidsterkte te beperken tot het wettelijk maximum van 90 decibel in de zaal.
  4. De Nobele Donk is een polyvalente zaal en valt daardoor onder de wet van het rookverbod. Roken in het gebouw is altijd en overal verboden. De huurder is persoonlijk verantwoordelijk en aansprakelijk voor het naleven van dit verbod.
  5. De huurder volgt nauwgezet de voorschriften in verband met het sorteren van het afval. (zie checklist)
    De verhuurder stelt zakken voor PMD en restafval ter beschikking. Het aantal gebruikte zakken wordt vermeld en aangerekend op de factuur.
    Voor niet opgeruimd afval wordt er een forfaitaire vergoeding van €15 per vuilniszak en per fractie aangerekend.

5. Controle

  1. De zaalbeheerder en/of een vertegenwoordiger van de vzw zullen toezien op het correct toepassen van deze huurvoorwaarden. Zij kunnen altijd en op elk ogenblik naar de zaal komen om controles uit te oefenen.
  2. Inbreuken, beschadigingen en het niet naleven van dit huishoudelijk reglement rapporteert de zaalbeheerder aan de Raad van Bestuur, die gepaste sancties en/of vergoedingen kan opleggen.