Privacyverklaring (GDPR)

1. Algemeen

VDND vzw hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens en uw privacy. In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens.
VDND vzw houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de GDPR/ Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring
  • de verwerking van uw persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.
  • vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens
  • passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is
  • geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt
  • op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen attent maken en deze willen respecteren.

Als VDND vzw zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Als u na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, hierover vragen hebt of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

VDND vzw
Claudine Voet
E-mailadres: claudine@denobeledonk.be

2. Aan wie is deze privacyverklaring gericht?

Deze privacyverklaring is van toepassing op al onze huidige leden en medewerkers zijnde de Raad van Bestuur, de acht werkende leden en hun verenigingen, de vrijwillige zaalverantwoordelijke, de vrijwilligers, de webmaster, de boekhouder, de contactpersonen van het OCMW, Het Zorgbedrijf Antwerpen en het district Ekeren, de externe huurders, de leveranciers, de herstellers, de lokale drukker…

3. Waarom verwerken wij welke persoonsgegevens?

De VDND vzw verwerkt uw persoonsgegevens ten behoeve van
1. de volgende doeleinden en rechtsgronden:

  • het beheren, exploiteren van één of meerdere lokalen ten dienste van de verenigingen
  • het organiseren van tal van activiteiten die de werking van alle aangesloten verenigingen ten goede komt
  • om te kunnen deelnemen aan deze activiteiten van VDND vzw
  • om nieuwsbrieven en uitnodigingen te versturen voor deze activiteiten
  • het bekomen van subsidiëring door de overheid
  • het verhuren van de zaal/zalen aan externen
  • het organiseren van allerhande zaken die het sociaal leven in de wijk “Donk “ te Ekeren en Brasschaat bevorderen
  • het optimaal samenwerken met het Zorgbedrijf Antwerpen

2. de volgende praktische zaken

  • het bijhouden van de ledenadministratie en contactlijsten
  • het betalen bij organisatie van evenementen
  • het opstellen van vrijwilligersovereenkomsten om te voldoen aan de vrijwilligerswetgeving
  • het bijhouden van de leveranciersboekhouding voor het opmaken van contracten, het betalen van facturen en de correcte verwerking in de boekhouding
  • het opstellen van verhuurcontracten en facturen voor de externe verhuring

De VDND vzw onderhoudt geen contacten met de sociale media en begeeft zich niet op Facebook, LinkedIn, Instagram, Twitter en aanverwante.

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen, opslaan, verzamelen en verwerken:

  • persoonlijke identificatiegegevens: naam, voornaam, adres
    privé contactgegevens: telefoonnummer, e-mailadres
  • identificatiegegevens uitgereikt door de overheid: identiteitskaartnummer
  • rijksregisternummer
  • persoonlijke kenmerken: geslacht/gender, geboortedatum, geboorteplaats, burgerlijke staat, nationaliteit
  • financiële identificatiegegevens: bankrekeningnummers, nummer credit- of debetkaart, BTW-nummers
  • facturatiegegevens van externe huurders, leveranciers, herstellers, drukker…
  • identificatiegegevens (naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres) van de lokale bestuurders van de acht verenigingen, die door de werkende leden worden vertegenwoordigd
  • beeldmateriaal zoals
    • foto’s van voorwerpen, zalen worden gebruikt als bewijsmateriaal voor herstellingen, schade, nalatigheid
    • gerichte foto’s van personen worden enkel gebruikt na (schriftelijke) toestemming van de persoon in kwestie om te gebruiken in bijv. een organigram, een Powerpoint-presentatie voor een vergadering, een voorstelling van een project.
    • foto’s en video’s van sfeerbeelden op evenementen zoals bijv. toneelvoorstellingen, feesten, afbraak DND, het bouwen van de nieuwe site, de inhuldiging van de nieuwe zaal en dergelijke worden wel gebruikt in het kader van de beschreven doeleinden.

We verzamelen enkel persoonsgegevens die u zelf aan ons meedeelt op verschillende wijzen: inschrijvingsformulieren, invul- en contactformulieren op onze website of via e-mail.
Wij verzamelen geen persoonsgegevens via derden, met uitzondering van de informatie ontvangen van de aangesloten verenigingen.

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.

4. Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft, kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij (een externe dienstverlener) voor:

  • het opslaan en verwerken van gegevens in de Cloud (via Dropbox)
  • het verzorgen van de internet omgeving (webhosting, mailhosting)
  • het verzorgen van de administratie en de boekhouding
  • het verzekeren van onze leden en vrijwilligers
  • het verspreiden van nieuwsbrieven en uitnodigingen

Wij delen persoonsgegevens met het Zorgbedrijf Antwerpen, met wie we een exploitatieovereenkomst hebben afgesloten.

We delen persoonsgegevens met de overheid bij het aanvragen van subsidies of voor fiscale administratie.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen dan diegene waarmee we een verwerkovereenkomst hebben afgesloten zoals bijv. de verzekering.

Met deze partijen maken wij uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen en om uw gegevens vertrouwelijk te behandelen.

Wij geven uw contactgegevens ook nooit door aan derden voor commerciële of marketing doeleinden.

Verder zullen wij de verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven tenzij dit wettelijk verplicht en/of toegestaan is. Bijv. Als de politie in het kader van een onderzoek gegevens bij ons opvraagt, dan dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven.

Wij kunnen persoonsgegevens wel delen met derden indien u ons hiervoor schriftelijk toestemming geeft. U hebt het recht om deze toestemming te allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de Europese Economische Ruimte.

5. Bewaartermijn

VDND vzw bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het realiseren van het doel waarvoor deze zijn verstrekt, met in acht name van de termijn die noodzakelijk is om aan de wettelijke vereisten te voldoen. (o.a. op gebied van de boekhouding).
VDND vzw verbindt zich ertoe de gegevens niet langer bij te houden dan 10 jaar na het laatste gebruik van deze gegevens.

6. Beveiliging van de gegevens

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige toegang, gebruik, verlies of openbaarmaking.

  • Alle personen die namens VDND vzw van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen.
  • Wij gebruiken een virusscanner en updaten deze systematisch en tijdig en installeerden een ‘firewall’.
  • We maken systematisch back ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.
  • We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen en stellen bij indien nodig.
  • Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

7. Datalek

Bij een datalek (bijv. een kwijtgeraakte USB stick met persoonsgegevens, een gestolen laptop, smartphone, een gehackte PC, een rondslingerende papieren ledenlijst, een Cyberaanval, gestolen hardware, het verzenden van een e-mail waarin de e-mailadressen van alle geadresseerden zichtbaar zijn voor alle andere geadresseerden, een aanpassing gedaan in de persoonsgegevens zonder toestemming etc.) hebben wij een meldingsplicht binnen de 72 uur nadat we kennis hebben genomen van de inbreuk. De meldingsplicht is dubbel: aan de privacycommissie en aan de betrokkene zelf.

8. Rechten betreffende uw gegevens

U hebt recht van inzage en kopie van de persoonsgegevens die op u betrekking hebben.

U hebt recht op verbetering en aanvulling wanneer uw gegevens onjuist of onvolledig zijn.

U hebt recht op verwijdering van de persoonsgegevens die wij van u ontvangen hebben en die niet langer strikt noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verwerkt. Wij behouden ons wel het recht voor te bepalen of uw verzoek gerechtvaardigd is.

U hebt het recht op beperking van gegevensverwerking: Indien u bezwaar hebt tegen de verwerking van bepaalde gegevens, kunt u vragen om deze verwerking te stoppen.

Tevens kunt u bezwaar maken tegen de manier waarop bepaalde persoonsgegevens (of een deel hiervan) van u verwerkt worden.

Ook hebt u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in uw opdracht direct aan een andere partij.

Via het hierboven vermelde e-mailadres kunt u ons contacteren om uw rechten uit te oefenen, vergezeld van een motivatie voor uw vraag.

Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Om misbruik te voorkomen kunnen wij u vragen om u adequaat te identificeren door een kopie van uw identiteitskaart toe te voegen aan uw aanvraag. We raden u aan om de pasfoto onzichtbaar te maken en erbij te vermelden dat het om een kopie gaat.

9. Klachten

Als u een klacht hebt over de verwerking van uw persoonsgegevens, neem dan direct contact met ons op.

U hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Privacy Commissie, de toezichthoudende instantie op het gebied van de privacy bescherming:
Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35
1000 BRUSSEL
commission@privacycommission.be

10. Wijziging Privacyverklaring

VDND vzw kan de privacyverklaring steeds aanpassen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen per mail en op onze website.
Oudere versies van ons privacy statement worden in ons archief opgeslagen.